Welcome to the CliniSys Group Blog

With over 30 years’ experience in developing and installing healthcare IT solutions, our skilled and dedicated teams have much to share. From useful advice from a recent multi-site deployment to generic handy hints to support and maintain IT solutions in a critical 24/7 healthcare environment, our blog posts are designed to educate, inform and interest all.

Featured Blog

How Covid will shape the coming year and help to change pathology forever

Richard Craven, chief executive of CliniSys, considers how the tumultuous events of 2020 will impact on 2021, and how they will affect the company, the NHS, and the world of pathology for years to come. Twenty-twenty was an exceptional year. I doubt any of us will forget the arrival of the coronavirus or the impact […]

Read full article

MIPS levert belangrijke bijdrage aan Corona-aanpak

Om de COVID-19-pandemie te beheersen en de testcapaciteit aanzienlijk op te schalen, hebben overheden overal ter wereld screeningsprogramma’s opgezet. In zowel België, Nederland, Frankrijk als Duitsland spelen de softwaresystemen van MIPS een belangrijke rol binnen deze programma’s, en faciliteren ze de communicatie tussen de laboratoria, de softwareplatformen van de overheid, en de verschillende instanties die de gegevens centraliseren en rapporteren.

Als Europees marktleider op het gebied van oplossingen voor laboratoriuminformatiebeheer, heeft MIPS daarnaast uiteraard de taak om haar klanten maximaal te ondersteunen: de laboratoria die in de vuurlinie van de gezondheidscrisis staan, en alle zeilen moeten bijzetten om steeds meer COVID-19-testen te verwerken en tegelijkertijd de dagelijkse diagnostiek te blijven uitvoeren.

Belgisch Federaal platform voor COVID-19-testen steunt op oplossingen van MIPS

Toen de coronapandemie in België op volle kracht kwam, was het voor de nationale overheid prioriteit nummer 1 om de testcapaciteit snel en drastisch op te schalen.

De federale overheid besliste om een federaal testplatform op te zetten door een consortium te vormen met universitaire ziekenhuizen, software-, biotech- en farmabedrijven. Om de workflow digitaal te ondersteunen en de informatie optimaal en gestructureerd te laten doorstromen tussen de diverse laboratoria, de overheidsdiensten, de zorgverstrekkers en de contacttracers, werd een cloudgebaseerd IT-platform gecreëerd.

Dit platform is gebouwd met de oplossingen van MIPS: enerzijds het laboratoriuminformatiesysteem GLIMS, dat een indrukwekkende staat van dienst heeft niet alleen in België, maar ook een hele reeks andere Europese landen; anderzijds CyberLab, de applicatie waarmee artsen testen kunnen aanvragen en de testresultaten voor hun patiënten kunnen raadplegen.

De leden van het consortium hebben met man en macht samengewerkt om dit platform in een recordtempo op te zetten. “De betrokkenheid van MIPS is gestart met een telefoon in het weekend op 22 maart. We hebben onmiddellijk een team op dit project geplaatst om de overheid te ondersteunen in de aanpak van deze crisis, en op 9 april zijn de eerste resultaten uit het systeem gerold, amper 17 dagen na het eerste contact over dit project,” zegt John Lebon, CEO van MIPS.

In een hele korte tijdsspanne werd een methode ontwikkeld om de testen te automatiseren.  Het hele proces werd gebaseerd op een standaardaanpak, waardoor het mogelijk was om later in het project een extra laboratorium toe te voegen in een kleine week tijd.

Tezelfdertijd heeft MIPS de individuele laboratoria geholpen om hun capaciteit voor PCR-tests te vergroten door extra PCR-toestellen aan te sluiten.

Ondertussen zijn er in het platform al meer dan 1.200.000 testuitslagen vastgelegd. En hiermee is de kous niet af. Momenteel is MIPS actief betrokken bij de uitrol van het “Platform.bis”. Via dit platform wil de Belgische overheid de testcapaciteit verder uitbreiden zodat alle erkende Belgische laboratoria samen 70.000 tot 90.000 testen per dag kunnen verwerken. MIPS van zijn kant zorgt ervoor dat de aanvragen voor COVID-19-testen vanuit zowel eerstelijnszorg als de ziekenhuizen automatisch in het informatiesysteem van de laboratoria terechtkomen, en zij de testen snel en optimaal kunnen verwerken.

“We zijn trots dat we in zowel België, Nederland, Frankrijk als Duitsland ons steentje hebben kunnen bijdragen in de nationale testplatformen, die de COVID-19-pandemie moeten helpen indijken, en dat we zo de nationale overheden en gezondheidswerkers kunnen helpen om de crisis onder controle te krijgen,” zegt John Lebon, CEO MIPS. “Daarnaast zorgen we voor de optimale ondersteuning van elk van onze klanten die geconfronteerd worden met de uitdagingen waarmee de bestrijding van deze pandemie gepaard gaat. Waar nodig blijven we onze oplossingen aanpassen: Zo ondersteunen we ook onze internationale klanten door pooled testing mogelijk te maken in GLIMS. Door het delen van kennis en ervaringen over de grenzen heen, zijn we er bij MIPS in geslaagd om deze vier nationale projecten optimaal te ondersteunen – ondanks de ongeziene tijdsdruk en de uitzonderlijke omstandigheden waarin we te werk moesten gaan.”

“Ik wil van deze gelegenheid ook graag gebruik maken om iedereen van het MIPS-team te danken die bij deze grootscheepse projecten betrokken was,” zo zegt John Lebon verder. “Een dergelijke prestatie was enkel mogelijk dankzij de enthousiaste, professionele, reactieve en constructieve houding van alle partijen: klanten, medewerkers en overheden.”

Read full article

MIPS unterstützt GLIMS-Kunden bei “Pooling-Verfahren” gegen SARS-CoV-2

Das neue Coronavirus SARS-CoV-2,  das COVID-19 verursacht, hält die Welt weiterhin in seinem Bann. Medizinische Laboratorien auf der ganzen Welt haben ihre PCR-Testkapazitäten in den letzten Monaten massiv erhöht, um Infektionen schnell und effektiv nachweisen zu können. Für die Durchführung einer so hohen Zahl von PCR-Tests wird allerdings auch eine große Menge an Reagenzien benötigt. Die Aufgabe, die Verarbeitungsmenge im Labor mit den verfügbaren Geräten und Verbrauchsmaterialien zu maximieren, stellt Labore vor immense logistische Herausforderungen.

Hier kommt das sogenannte Probenpooling ins Spiel. Pooling- oder Gruppentestverfahren, bei denen Abstrichproben von mehreren Probanden in einem einzigen Test kombiniert werden, können die Effizienz und Durchlaufzeit von Coronatests erheblich verbessern. Weltweit haben Labore mittlerweile verschiedene Techniken entwickelt, um solche Pooltests durchzuführen – derzeit sehen wir in allen Ländern, in denen MIPS tätig ist, großes Interesse und starke Nachfrage nach dieser ressourcenschonenden Testmethode.

MIPS unterstützt seine Kunden in vielerlei Hinsicht bei der Erhöhung der PCR-Testkapazitäten. Mit unseren Lösungen GLIMS und CyberLab tragen wir sowohl zu der belgischen nationalen Testplattform als auch zum SIDEP-Projekt der französischen Regierung bei.

Unser nächster Schritt auf diesem Weg ist die Unterstützung von Pooling-Verfahren in unserem Labormanagementsystem GLIMS. Wir unterstützen verschiedenste Workflows, um Pooling mittels Konfiguration in GLIMS zu implementieren. Unsere Teams haben Richtlinien für Kunden entwickelt, um diesen eine schnelle Umsetzung zu ermöglichen.

Dies unterstreicht erneut den Nutzen, den wir Kunden mit einem Produkt wie GLIMS bringen. Die Konfigurationsfähigkeit und ein reaktives Team, um jede außergewöhnliche Situation zu bewältigen!

Wenn auch Sie die Einführung von Pooling-Tests in Ihrem Labor erwägen, wenden Sie sich bitte an Ihre MIPS-Kontaktperson, um zu erfahren, wie dies in Ihrer spezifischen Konfiguration umgesetzt werden kann.

Read full article

MIPS ondersteunt GLIMS-klanten met “pooled testing” tegen SARS-CoV-2

Het nieuwe coronavirus SARS-CoV-2, dat COVID-19 veroorzaakt, heeft nog steeds de wereld in zijn ban. Medische laboratoria wereldwijd hebben de laatste maanden hun PCR-testcapaciteiten opgedreven om het virus op te sporen. Het uitvoeren van PCR-tests vergt veel reagentia en gaat gepaard met logistieke uitdagingen voor alle laboratoria wereldwijd, om de doorvoer in het lab te maximaliseren met de bestaande apparatuur en beschikbare reagens en voorraden.

Hier komt pooling in het spel. Pooled tests, waarbij biologische stalen van meerdere proefpersonen gecombineerd worden in één enkele test, kunnen de efficiëntie en de doorlooptijd van een test aanzienlijk verbeteren. Wereldwijd hebben veel laboratoria ondertussen verschillende technieken ontwikkeld om deze pooled tests uit te voeren. In alle landen landen waar MIPS actief is, zien we een groot interesse en vraag naar deze resource-efficiënte testmethode.

MIPS ondersteunt haar klanten op vele manieren in hun zoektocht naar het vergroten van de PCR-testcapaciteit, en is leverancier van GLIMS en CyberLab in het Belgische nationale testplatform en aan de Franse overheid voor het SIDEP-project in Frankrijk.

Onze volgende stap in deze richting is het ondersteunen van pooling procedures in ons laboratoriummanagementsysteem GLIMS. We ondersteunen veel verschillende workflows om pooling te implementeren door middel van configuratie in GLIMS.  Onze teams hebben richtlijnen voor klanten uitgewerkt, om een snelle implementatie mogelijk te maken.

Dit bevestigt de waarde die we aan onze klanten bieden met een product als GLIMS.

Als u ook overweegt om pooled tests in uw labo te implementeren, neem dan contact op met uw MIPS-contactpersoon om te leren hoe dit in uw configuratie kan worden toegepast.

Read full article

MIPS soutient ses clients GLIMS grâce aux tests groupés (pools) contre le SRAS-CoV-2

Le nouveau coronavirus, cause du COVID-19 est toujours actif dans le monde. Ces derniers mois, les laboratoires médicaux du monde entier ont augmenté leur capacité de test PCR pour détecter le virus. La réalisation de test implique une grande quantité de réactifs et s’accompagne de défis logistiques pour tous les laboratoires afin de maximiser l’optimisation des équipement existants et des stocks de réactif disponibles pour effectuer ces tests.

C’est à ce niveau que les tests groupés entrent en jeu. Les tests en pool, dans lesquels des échantillons biologiques de plusieurs sujets sont combinés en un seul test, peuvent améliorer considérablement l’efficacité et le délai d’un test. Dans le monde entier, il existe de nombreux laboratoires qui ont développé des techniques pour effectuer ces tests en pool, et plus particulièrement dans les pays où MIPS opère.  Nous avons donc réfléchi à la meilleure stratégie pour mettre en œuvre ce groupage de tests.

MIPS accompagne ses clients de plusieurs façons dans leur quête d’augmenter la capacité de test PCR. Nous sommes le fournisseur de GLIMS et de CyberLab dans la plate-forme de test nationale belge et du gouvernement Français pour le projet SIDEP en France.

Nos équipes de support ont été formé pour soutenir tous les clients qui veulent faire des tests pool dans GLIMS. Nous pouvons les accompagner sur différents flux de travail afin d’implémenter les tests groupés au moyen d’une configuration spécifique dans GLIMS. Nos équipes ont aussi élaboré des pré configurations afin de permettre une mise en œuvre rapide.

Cela aussi est une valeur ajoutée de GLIMS. Une puissance de paramétrage et une équipe réactive pour faire face à toute situation exceptionnelle !

Si vous envisagez d’implémenter des tests groupés dans votre laboratoire, contactez votre responsable commercial MIPS pour envisager une mise en œuvre rapide.

Read full article

Customer Education: Helping our customers get the most out of their solution

“Customers don’t know what they don’t know” – day to day usage is one thing but learning about additional or newly developed functionality to speed up workflow and provide other benefits is essential.

 

John Hamill, Service Manager at CliniSys gives a personal view of a new programme he’s launching – Customer Service Tutorials.

“I was challenged at the beginning of the year to answer the question of what we can do to help our customers get the most out of their solution and present my findings to the Senior Leadership Team at CliniSys.”

“Training has always been something I enjoy doing and I was delighted to have the opportunity to develop a programme for our customers. We appreciate that laboratories have a number of challenges lately to overcome with regards to product training, so any process needs to be simple and easy to access. Inducting new staff members is a time consuming process as there are many different aspects concerning their LIMS solution that needs to be covered. We also mustn’t forget that there are existing staff members who need refresher courses to maintain competency levels and a necessity to introduce and train on new releases of software. Levels of knowledge required for individual roles also varies widely, i.e. System administrators have to know the whole solution and be able to maintain and adapt the solution to meet the many challenges pathology labs face on a day by day basis.

“Ideally we would love to run Training Courses in a classroom style environment where we can interact and provide practical workshop sessions. However, because of time demands and workload pressures this is increasingly difficult to achieve. Our new material that we will publish on-line will make it easier for users to learn about our products and how to troubleshoot any issues they experience. With the material being on-line they can catch up on our content whenever and wherever suits each individual user.

“We already have a number of different options to help with customer training and other tools for assisting with using our products :-

  • Product training courses, we have been able adapt these courses to run them remotely via Microsoft Teams or Zoom.
  • Knowledge base,  available on our Service Portal for rapid triage of common issues
  • On-line help files, easy access from our products; easily searchable containing screen shots for simplicity.
  • Annual classroom programme, free of charge training courses designed to be completed in one day to maximise opportunity for customers to attend. Due to the pandemic these have had to close and we therefore moved to digital webinars to share information.  Now with the added benefit that we can record the sessions and share with a wider audience
  • Bi-annual user groups – highly beneficial for our customers to learn about new developments. These include master classes and workshops on specific areas. Again moved to a digital platform this year due to the pandemic. Customers find these events so valuable and take the knowledge they’ve learnt and shared with other customers back to their labs. The recordings of these digital sessions are also available on the CliniSys YouTube Channel

“With these challenges identified, I presented on a number of different options that CliniSys could do to help our customers with their training requirements. We discussed these and many more options and came up with a plan to drive this forward.

  • 12 monthly roll out plan for delivering content to be available on-line with the focus on troubleshooting
  • Enhancement of our Knowledge Based Articles (KBA) with videos explaining how to resolve issues
  • Product surgeries where customers are invited to ask us questions about challenges they have in the lab so we can offer solutions. These will be run and recorded as part of National Customer Service Week. (5th – 9th October 2020)

“In addition, the product team are also doing their own review of how we help our customers get the most out of our solutions and they have some great ideas for enhancing the help files they already provide. Not only will the enhancement or new module be clearly explained but the reasons it was introduced together with the anticipated benefits will also be detailed. This new approach has already been introduced as part of our new Specimen Processing module.

“Our customers have already been notified of our intention to deliver regular monthly on-line tutorials and feedback on this approach has been extremely positive. Our first videos are already available via our YouTube channel and we’ll keep our customers updated as new content is published.”

Read full article

What’s important in Selecting a LIS for Anatomic Pathology?

What’s important in Selecting a LIS for Anatomic Pathology?

If you are about to embark on finding an Anatomic Pathology (AP) LIS supplier, which criteria should you consider when choosing a vendor? Romaric Croes, pathologist and founder of LIS DaVinci and clinical director at MIPS, offers some recommendations.

  1. Digital workflow and access anywhere

This provides the ability to access your system from anywhere around the globe across different time zones, being able to review digital images and write a report based on the analysis of these images. Having digital workflow capabilities can significantly reduce turnaround times on pathology workload if, for instance, a specialist is located elsewhere globally from the laboratory. This creates an international 24-hour work routine.

  1. Interoperability and trans-laboratory collaborations

The ability to share slides and communicate within a specialist or group of pathologists, in real-time, greatly reduces turnaround times. This needs a central laboratory information management system (LIS) that can cope with sharing the data as part of an inter-laboratory network of IT systems.

Currently, there is a shortage of pathologists, which is compounded by the fact that not every pathologist specialises in every tissue. Thus, we need specialists to easily see the slides relevant to them. Giving them access to digital collaboration platforms ensures that the best and most appropriate pathologists are looking at the specimen.

We are beginning to see an increasing requirement in the Netherlands, Germany, France and Belgium to be able to register that a sample has been collected in the LIS from a third party order communication systems, hospital information systems, and even other LIS.

A LIS solution in which the key order information arrives without having people interact with it or have to investigate where the sample was taken, when, and who took it is now seen as a vital element. You also need a LIS that sends out the results to all the pertinent people, not just the requesting clinicians but also regulatory bodies and bodies such as cancer services.

Interoperability is key in an automated workflow, your LIS needs to support you in this. A system that aligns with international standards like IHE and HL7 will enable you to achieve this goal

  1. Integrated and standardised reporting within the AP LIS

Another area of focus is ensuring there is the ability for the production of an integrated and standardised report, collating results from multiple different areas in a format in which relevant data can be retrieved easily.

Another hugely valuable function of a LIS for a pathologist is being able to see all pertinent information about a patient in one place without wasting time searching in multiple different systems looking for a patient’s treatment history or results.

When reporting on a patient you want to see if the patient has had any other treatment or ongoing analyses, and if there are any results from other disciplines outside pathology, such as radiology, clinical and molecular biology. The results of molecular and genetics tests are becoming increasingly valuable within the reporting of an AP case.

  1. Scalable traceability and support of the Quality Management

This is the ability to track and trace any action and movement of specimens within your LIS. Quite often, third-party track & trace systems are being used to cover this basic need but they are often too limited, do not track through the process, and can bring forward additional challenges for full integration and interoperability.

An AP LIS needs to track and trace any creation or change of a record throughout the whole workflow, any print and communication action, and any movement or shipment of specimens and its aliquots (such as all recipients, blocks, slides and accompanying papers) from and to your lab and – if feasible – between different labs. Therefore, you need a LIS that can scale up (and scale down) as much as you want it to and has the flexibility to exchange information within large networks with other disciplines (delivering required levels of interoperability). All this information gathered in the LIS is of great added value in the quality management system.

  1. Digital workflow and maximum of automation

Ideally, you want maximum automation of workflows within your laboratory connecting to a multitude of instruments, such as processors, stainers and printers, all connected to your LIS as the backbone of your process management. Additionally, the instruments of molecular biopathology equipped with a data or connection interface should be connected (in a bidirectional way) to your AP LIS.

  1. Dynamic strategy and future roadmap

Needless to say, we’re witnessing a revolution in Anatomic Pathology in the last decennium and this is just the beginning…  If you want to “survive”, your service will need to adjust, to be fit. Change will be the only constant and therefore you need a modern, evolving LIS with a solid future-oriented roadmap. In summary, look for an AP LIS vendor with a wide and dynamic strategic eye on the future!

If you are interested in learning more about selecting an Anatomical Pathology LIS, you can contact MIPS at +32 (0)9 220 23 21 for an informal discussion.

Read full article